Ereignismanagement - IO - Sonderfeld "Betreuer"

Für Formulare im Ereignismanagement gibt es ein neues Sonderfeld: “Betreuer” Dieses Feld darf in jedem Formular nur einmal vorkommen und ermöglicht, beim Ausfüllen, die Auswahl eines Mitarbeiters. Der als „Betreuer“, im Formular, gewählte Mitarbeiter darf dann den jeweiligen Vorgang, in der Mitarbeiteransicht, einsehen und das entsprechende Formular bearbeiten. Grundvoraussetzung für die Bearbeitung des Formulars durch einen Betreuer ist, dass die Option Formular - “Änderungen durch Mitarbeiter und Betreuer zulassen“ (vormals “Änderungen durch Mitarbeiter zulassen“) in der zugehörigen Vorgangsart gesetzt ist. Bei dem Sonderfeld “Betreuer” handelt es sich um eine erweiterte Auswahlbox, die eine vereinfachte Suche innerhalb der Auswahl und eine Blätter-Funktion zur Verfügung stellt. Als Betreuer kann immer nur eine Person gewählt/deklariert werden. Die Nachbearbeitung eines Vorgangs mit zugewiesenem Betreuer, ist durch entsprechende Administratoren oder Verantwortliche, in der Vorgangsverwaltung, selbstverständlich weiterhin möglich. Mitarbeitende, die als Betreuer eines Vorgangs gewählt wurden, erhalten in den Aufgaben einen entsprechenden Hinweis, zu ungelesenen Vorgängen als Betreuer. Als gelesen für den Betreuer wird der Vorgang markiert, wenn dieser den Vorgang/das Formular einsieht oder das Formular zur Bearbeitung öffnet. Dies wird dann auch im Logbuch des Vorgangs vermerkt. Über die Aufgabe gelangt der Mitarbeiter in den “Mein qualido”-Bereich und landet in der Übersicht “Vorgänge als Betreuer”. Alternativ kann der User auch direkt über “Mein qualido” zur Übersicht der “Vorgänge als Betreuer” navigieren. Der Betreuer hat grundsätzlich die gleichen Möglichkeiten, wie der Verfasser eines Vorgangs. Es können, die Stammdaten des Vorgangs eingesehen werden (“Vorgang einsehen”), es können Notizen hinterlegt werden (“Notizen”), das ausgefüllte Formular-PDF kann eingesehen werden (“Formular einsehen”) und das Formular kann bearbeitet werden (“Formular bearbeiten“). Zusätzlich können auch Dateien zum Vorgang hinzugefügt und eingesehen werden. Die wichtigste Funktion ist die Nachbearbeitung des Formulars. Hier kann der Betreuer alle gewünschten Änderungen durchführen. Ein Betreuer ist allerdings kein Admin-Recht, somit sind Felder die nur für Administratoren/Verantwortliche sichtbar sind, nicht für Betreuer sichtbar. Wenn ein Betreuer auch Stammdaten eines Vorgangs ändern soll, ist dies mit entsprechenden Sonderfeldern (Bereich, Kategorien etc.) und den Vorgangsbedingungen (Vorgangsstatus setzen, Aufgabe anlegen usw.) zu realisieren. Der Betreuer kann jederzeit über die Formularnachbearbeitung geändert werden. Mit dem Betreuer, gibt es somit jetzt eine vierte Möglichkeit, um die Nachbearbeitung eines Vorgangs zu ermöglichen (1. Admin, 2. Verantwortlicher, 3. Verfasser und 4. Betreuer). Ein konkreter Anwendungsfall: Auszubildende müssen tägl. einen „Tätigkeitsbericht“, via IO-Formular, ausfüllen Der jeweilige Betreuer/Begleiter des Auszubildenden muss diesen „Tätigkeitsbericht“ Bewerten/Kommentieren (Betreuer/Begleiter kann jeder Mitarbeitende des Unternehmens sein) Andere Betreuer/Begleiter dürfen keine Einsicht in fremde Vorgänge erhalten Nur eine kleine Gruppe von Mitarbeitenden darf alle Vorgänge/Berichte einsehen/bearbeiten (Admins/Verantwortliche)