Aufbewahrungsfristen für Vorgangsarten mit Hilfe von Vorgangs-Bedingungen

Vorgangs-Bedingungen: Aufbewahrungsfristen Mit der neuen Wenn-Regel „Aufbewahrungsfrist abgelaufen" können Vorgangsarten so konfiguriert werden, dass erledigte Vorgänge nach Ablauf einer einstellbaren Frist automatisch verarbeitet werden — typischerweise endgültig gelöscht (DSGVO-konforme Aufbewahrung). Die Regel im Überblick Die Regel löst aus, sobald ein erledigter Vorgang älter ist als die eingestellte Frist. Die Frist wird ab dem Eingangsdatum des Vorgangs gemessen und kann in Tagen, Monaten oder Jahren angegeben werden. Beispiel: Eingangsdatum 01.05.2020, Frist 5 Jahre → ausgelöst ab dem 01.05.2025, sobald/wenn der Vorgang den Status „Erledigt" hat. Wichtig zu wissen Die Regel löst ausschließlich bei Vorgängen im Status „Erledigt" aus. Vorgänge in Bearbeitung/Offen bleiben unberührt — die Frist allein reicht nicht. Wie bei den anderen zeitbasierten Auslösern wird pro Vorgang höchstens einmal ausgelöst. Die Regel kann mit anderen Wenn-Regeln kombiniert werden, z.B. „Aufbewahrungsfrist abgelaufen UND Kategorie entspricht 'Personalakte'". Die zugrundeliegende Berechnung berücksichtigt Schaltjahre etc. — 5 Jahre sind tatsächlich kalendarisch 5 Jahre, nicht nur 1825 Tage. Bitte vor dem Anlegen der Regel beachten Die Regel wirkt nicht nur mehrmals täglich im Hintergrund, sondern auch direkt beim Speichern eines Vorgangs über die Administration. Das ist beabsichtigt, sollte aber bei der Konfiguration mitgedacht werden: Beispiel-Szenario: Eine Vorgangsart hat die Regel „Aufbewahrungsfrist abgelaufen (5 Jahre) → Vorgang endgültig löschen". Ein Admin öffnet einen Vorgang aus dem Jahr 2018 (also älter als 5 Jahre, aber noch in Bearbeitung), aktualisiert ihn, setzt den Status auf „Erledigt" und klickt auf Speichern. → Der Vorgang wird direkt nach dem Speichern endgültig gelöscht. Das ist gewollt: Die Wenn-Regel wartet nicht auf den "Hintergrundlauf", sondern reagiert sofort. Bei reinen Lösch-Aktionen heißt das, dass das manuelle Erledigen alter Vorgänge gleichzeitig den (DSGVO-)Lebenszyklus abschließt — ohne Zeitverzug und ohne Restbestände, die noch "auf das Löschen warten". Wer dieses Verhalten nicht möchte, kann eine längere Frist wählen oder die Dann-Aktion auf „Vorgang archivieren" statt *„Vorgang endgültig löschen"* setzen — dann bleibt der Vorgang revisionssicher abgelegt und kann später noch eingesehen werden.