Schnellumfragen und Terminfindung

Mit den Schnellumfragen können Sie unkompliziert Termine finden oder Meinungen einholen – ohne E-Mail-Runden und ohne externe Dienste. Es gibt zwei Umfragearten: Terminfindung: Sie geben mehrere Terminvorschläge vor, jeweils mit Datum und optionaler Uhrzeit von/bis. Die Teilnehmer bewerten jeden Vorschlag mit „Ja", „Nein" oder – wenn Sie es zulassen – „Wenn nötig". So erkennen Sie auf einen Blick, welcher Termin die größte Zustimmung findet. Sonstige Abstimmung: Sie geben die Antwortmöglichkeiten als Text vor, etwa für eine Themen- oder Terminortwahl. Wahlweise darf genau eine oder es dürfen mehrere Antworten gewählt werden. Umfragen anlegen: Die Verwaltung finden Sie im Administrationsbereich unter Kernfunktionen → Zusatzfunktionen → Umfragen. Ein eigenes Recht ist dafür nicht erforderlich – jeder Administrator kann Umfragen anlegen. Ändern und Löschen bleibt dem Ersteller vorbehalten. Das Fenster ist in zwei Reiter geteilt: unter „Umfrage" legen Sie Art, Titel, Beschreibung, den Anzeigezeitraum und die Antwortmöglichkeiten fest, unter „Teilnehmer" den Teilnehmerkreis. Teilnehmerkreis bestimmen: Sie wählen Gruppen und/oder einzelne Mitarbeiter aus. Auf Wunsch gilt die Umfrage auch in Unterportalen. Eine Umfrage ohne Teilnehmerkreis lässt sich speichern und später freigeben – Sie können sie also in Ruhe vorbereiten. Teilnehmer dürfen eigene Antworten ergänzen: Optional können Teilnehmer weitere Antwortmöglichkeiten oder Terminvorschläge einreichen, über die dann alle mit abstimmen. So nehmen Ihre Mitarbeiter teil: Unbeantwortete Umfragen erscheinen automatisch in den offenen Aufgaben. Zusätzlich lässt sich über die Menüverwaltung der Menüpunkt „Umfragen" einblenden, unter dem alle laufenden und beendeten Umfragen zu finden sind. Die eigene Stimme ist bis zum Ende des Anzeigezeitraums änderbar. Ergebnisse: Das Ergebnis ist für die Teilnehmer jederzeit sichtbar, auch vor der eigenen Stimme – als Balkendiagramm und, wenn Sie es so einstellen, mit einer namentlichen Teilnehmermatrix. Alternativ werten Sie anonym aus, dann werden ausschließlich Zahlen angezeigt. In der Verwaltung sehen Sie zusätzlich, wer noch nicht abgestimmt hat. Ergebnis festlegen: Als Ersteller markieren Sie den gewählten Termin bzw. die gewählte Antwort. Die Teilnehmer sehen die Entscheidung dann direkt über dem Diagramm.