In allen Listenansichten mit Freitextfilter waren bisher nach dem Laden immner die vordefinierten “Standardfelder” für die Freitextsuche markiert. Einige Kunden wünschen sich hier “alle Felder” oder bestimmte (abweichende) Felder als Standard. Auch die Seitengröße (Einträge pro Seite) ließ sich bisher nicht dauerhaft ändern.

Beide Einstellungen werden künftig über einen Klick auf “Ansichtsoptionen speichern” dauerhaft pro Portal gespeichert. Das Ändern/Speichern dieser Einstellungen ist nur mit dem Recht "Portaladministrator" möglich.

Die „normale“ Filterleiste in Dokumentenlisten lässt keine flexible Kombination von Filterbedingungen zu und kennt weder “enthält/enthält nicht” noch oder-Verknüpfungen.

Ein neues Filtermenü zur Erstellung von frei definierbaren Extra-Filtern, mit der Möglichkeit mehrere Filterbedingungen zu kombinieren und erstellte Filter userbezogen abzuspeichern und zu veröffentlichen, wird die Filterung von Dokumenten noch effektiver machen.

Ihre Texterstellung wird intelligent: Der qualido manager unterstützt Sie ab sofort mit KI-basierter Assistenz bei der Erstellung von Meldungen und CMS-Seiten.

Nach Aktivierung durch Ihren Administrator und der Einrichtung eines OpenAI-Kontos steht Ihnen ChatGPT als leistungsstarker Assistent zur Verfügung – sei es für erste Textentwürfe, Formulierungsvorschläge oder Übersetzungen. Die KI-Integration lässt sich flexibel je nach Ihren Anforderungen konfigurieren und aktivieren.

Mit den neuen Bildungsabschnitten unterstützen Sie die persönliche Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden noch effizienter.

Definieren Sie individuelle Lernpfade aus verschiedenen Modulen – von Dokumenten über E-Learnings bis hin zu Einweisungen, Schulungen und weiteren Aufgaben. Der Fortschritt lässt sich transparent nachverfolgen, und Betreuer können den individuellen Entwicklungsstand jederzeit einsehen und nachvollziehen.

Der neue Fortbildungskatalog bietet Ihren Mitarbeitenden eine zentrale Übersicht über alle verfügbaren Schulungsangebote.

Ob E-Learning oder Präsenzschulung, ob verpflichtende Unterweisung oder freiwillige Weiterbildung – hier finden Ihre Mitarbeitenden auf einen Blick alle relevanten Angebote und können sich direkt anmelden.
Dank intelligenter Filterung und klarer Kennzeichnung von Pflichtveranstaltungen wird die Organisation der persönlichen Weiterbildung so einfach wie nie.

Dokumentvorlagen jetzt auch in Excel: Erstellen Sie ab sofort Ihre Dokumente auf Basis von Excel-Dateien.
Wie gewohnt werden alle Metadaten wie Titel, Revision oder Freigabeinformationen automatisch in die definierten Textmarken eingefügt. Die Excel-Vorlagen lassen sich, genau wie Word- und HTML-Vorlagen, perfekt an Ihr Corporate Design anpassen – ideal für Checklisten, Berechnungen sowie tabellarische Dokumente und Listen.

Für Superadministratoren steht im Hauptportal unter den Auswertungen ein neues „Nutzungs-Dashboard“ zur Verfügung. Neben statischen Angaben (z. B. Anzahl der Mitarbeitenden, Dokumente oder Geräte) gibt es auch eine grafische Darstellung der Nutzung im Zeitverlauf. In monatlichen oder jährlichen Auswertungsintervallen lässt sich so die Entwicklung der Portalnutzung gut ablesen und gezielt steuern.

Für Meldungen (Nachrichten, Hinweise, Warnungen) können nun individuelle Vorlagen erstellt und bei der
Erstellung einer Meldung genutzt werden. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und erleichtert ein
einheitliches Erscheinungsbild der Meldungen.

Die neue Bedingungsverwaltung macht Ihre Formulare intelligent und interaktiv. Legen Sie fest, unter welchen Voraussetzungen Felder sichtbar werden und Werte automatisch berechnet oder kopiert werden.
Mit der übersichtlichen Drag-&-Drop-Oberfläche erstellen Sie komplexe Wenn-Dann-Regeln spielend leicht. Besonders praktisch: Die integrierte Vorschau ermöglicht das sofortige Testen der Bedingungen.

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Interaktives Formular (Wenn / Dann / Sonst)

Wir würden gerne ein interaktives Formular an Bedingungen knüpfen, eine Art Wenn-Dann-Sonst-Logik. Konkret würde das bedeuten, dass im „Basisteil“ das persönliche Anliegen grundlegend in zutreffenden Bereich und Art des Anliegens definiert wird z.B. IT: IT Hardware, IT-Support etc.; Personal: Onboarding, Offboarding etc. Aufgrund dieser Selektion im Basisteil werden dann Schritt für Schritt alle weiteren nötigen Felder für den Nutzer sichtbar. Beispiel: Formular Basisteil mit Drop-down Feld „Bereich“ (beinhaltet „IT“, „Personal“, …) Nutzer wählt „IT“ >> Es öffnet sich ein neues Drop-down Feld mit „Art des Anliegens“ (beinhaltet „IT Hardware“, „IT Software“, „IT Support“) Nutzer wählt „IT Hardware“ um eine Bestellung neuer Artikel zu tätigen >> Es öffnen sich mehrere Felder zur detaillierten Erfassung des Anliegens, z.B. Artikelbezeichnung, -nummer, Hersteller, Kosten, Genehmigende Stelle/Person

thomas_lachauer 1 year ago Ereignismanagement

Über ein Kontextmenü (Rechtsklick mit der Maus) lässt sich nun ein Link zu Terminen erzeugen.
Bei Aufruf des Links erhält der User Zugriff auf alle Angaben zum Termin wie Zeit, Ort, Anmeldemodalitäten usw...

Die neue Bedingungsverwaltung macht Ihre Formulare intelligent und interaktiv. Legen Sie fest, unter welchen Voraussetzungen Felder sichtbar werden und Werte automatisch berechnet oder kopiert werden.
Mit der übersichtlichen Drag-&-Drop-Oberfläche erstellen Sie komplexe Wenn-Dann-Regeln spielend leicht. Besonders praktisch: Die integrierte Vorschau ermöglicht das sofortige Testen der Bedingungen.

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Rechnungen ausführen mit eingegebenen/ hinterlegten Werten

Mithilfe eines Ergebnisfeldes und einer dort hinterlegten Formel bzw. hinterlegten Werten (z. B. Stückkosten) sollen z. B. die Gesamtkosten einer Essensbestellung errechnet werden können. Die Stückzahlen etc. sollen aus Zahlenfeldern entnommen werden.

bgu_tuebingen 1 year ago Ereignismanagement

Die Verantwortlichen bzw. Organisatoren einer Terminserie können nun in den entsprechenden
Übersichten eingeblendet werden – um beispielsweise bei Pflichtveranstaltungen ohne geplante
Termine einen Ansprechpartner zu identifizieren

Für kenntnisnahmepflichtige Dokumente kann nun ein wiederkehrendes Kenntnisnahmeintervall
hinterlegt werden. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass ein bestimmtes Dokument einmal
pro Jahr von den Mitarbeitenden bestätigt werden muss – ohne eine neue Dokumentenrevision
erstellen zu müssen

Stornierte Ressourcenbuchungen werden nun ebenfalls in der Buchungsübersicht der
Ressourcenverwaltung angezeigt, um die Nachvollziehbarkeit von Buchungen zu verbessern

Im Modul Risikomanagement können Sie nun auch Ihre „Assets“ – also Ihre Unternehmenswerte – in einer Baumstruktur erfassen. Dazu zählen beispielsweise materielle Werte wie Gebäude, Fahrzeuge, Geräte und Anlagen, aber auch immaterielle Werte wie Firmendaten, Know-how, Kundenbeziehungen oder einzelne Mitarbeitende. Sowohl Risiken als auch Maßnahmen lassen sich mit diesen Assets verknüpfen, wodurch Sie eine noch bessere Übersicht über die Risiken und Werte Ihres Unternehmens erhalten.

In den Stammdaten des Mitarbeiters lässt sich nun das "Beitrittsdatum" eintragen. Dies wird - sofern vorhanden - für die Liste der neuen Mitarbeiter herangezogen. Andernfalls wird das Erstelldatum des Mitarbeiterdatensatzes verwendet.

Ressourcenbuchungen lassen sich nun auch durch berechtigte Administratoren ändern oder stornieren und nicht nur durch den buchenden Mitarbeiter

Datum und Autor der letzten Bearbeitung von Meldungen werden nun klein unter der Meldung dargestellt.

Die Buchung von Ressourcen ist nun auch über die native App einfach und intuitiv möglich.
In diesem Zuge wurde auch die Beschränkung von Ressourchenbuchungen (je Ressourcentyp) auf bestimmte Mitarbeitergruppen eingeführt, so dass bestimmte Ressourcen nur von einem bestimmten Personenkreis gebucht werden dürfen - gleich ob über die App oder über den Browser

Audits lassen sich in der Liste der gelöschten nun auch dauerhaft löschen - ohne weiteren Zugriff durch Administratoren

Mitarbeiter lassen sich nun "im Stapel" über eine zuvor gewähte Gruppe als Verantwortliche im Ereignismanagement hinzufügen. Das tatsächliche Hinzufügen von Gruppen (als Gruppenberechtigung) ist für eine kommende Version geplant.

Sämtliche E-Mail-Vorlagen im qualido lassen sich durch den Kunden frei gestalten.

Unsere Software wurde um die Funktionalität "Risikomanagement" erweitert. Es lassen sich im Risikomanagement die üblichen Risikoparameter wie Schadensklassen und Eintrittswahrscheinlichkeiten definieren, Risiken erfassen und bewerten sowie Maßnahmen anlegen und nachverfolgen.

Seit Version 5.3.1 der App ist die Verknüpfung der App mit mehreren Unternehmen möglich

Das Modul Auditmanagementmanagement teilt sich nun mit dem Modul Ereignismanagement/qualido.IO einen "zentralen Maßnahmenkatalog" der modulübergreifend alle offenen Maßnahmen auflistet (sofern beide Module gebucht sind). Ab dem kommenden Release 6.0 werden dort auch die Maßnahmen aus dem Risikomanagementmodul einfließen. Die "Maßnahmen aus Audits" lassen sich weiterhin an gleicher Stelle einsehen

In qualido.IO Formularen steht ein neues Sonderfeld "Bewertungsfeld" zur Verfügung. Das neue Feld eignet sich besonders gut für Umfragen oder Evaluationsformulare und gestattet es Benutzern, Ihre Bewertung mithilfe einer intuitiven grafischen Skala abzugeben (farbige Notenskala, Sterne oder Smileys).

Es kann aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. Datenschutz) erforderlich sein, bestimmte Dokument permanent zu löschen oder zumindest sicher und dauerhaft dem Zugriff durch Mitarbeiter und Administratoren zu entziehen.
Dies war bislang nicht möglich, ändert sich aber mit diesem Release. Im Reiter "Archivierte Dokumente" können Sie Dokumente nun mit zwei unterschiedlichen Methoden dauerhaft löschen:

1. Permanent ausblenden
Das Dokument verbleibt dabei auf dem Server, wird jedoch für alle Mitarbeiter und Administratoren dauerhaft ausgeblendet und lässt sich nur durch den qualido Support wieder sichtbar machen. Damit können Sie auch ggf. widersprüchlichen gesetzlichen Anforderungen, z.B. Datenschutz vs. gesetzliche Aufbewahrungspflicht gerecht werden.

2. Definitiv löschen
Das Dokument wird zunächst zur Löschung markiert und es werden alle Portaladministratoren hierüber unterrichtet. Sobald ein Portaladministrator die Löschung bestätigt (4-Augen-Prinzip), wird das Dokument definitiv und unwiederbringlich gelöscht. Das betrifft neben dem Dokument selbst auch alle Dokumentenrevisionen, Gruppenzuweisungen, Kommentare, Kenntnisnahmen, usw...

Neue Suche nach Gruppenname oder Namensteilen im Mitarbeitergruppenbaum (Gruppenverwaltung)
Ein Doppelklick auf den gefundenen Treffer öffnet die gewünschte Gruppe im Gruppenbaum - z.B. um dort neue/weitere Mitarbeiter zuzuweisen

Im Ereignismanagement steht eine neue "Externe IO-Ansicht" für die anonyme Kommunikation mit Meldenden zur Verfügung (z.B. im Rahmen des EU-Hinweisgebersystems).

Siehe auch unser Tutorial zum Hinweisgeberschutzgesetz

Der Ausdruck von PDF-Dokumenten lässt sich nun über ein Kontextmenü in der Dokumentenverwaltung unterbinden.
Leider wird diese Option jedoch nicht von allen PDF-Readern und Browsern in gleichem Maße berücksichtigt. Diese Option stellt damit keinen verlässlichen Schutz vor dem Ausdruck von Dokumenten dar, sondern allenfalls eine kleine Hürde.